--- title: "別再手動輸入客戶姓名！5 張圖學會Excel+Word一起用，自動發送大量、客製化Email" slug: excel3 url: https://wonderfire.win/posts/excel3 published_at: 2024-04-30 modified_at: 2025-10-23 author: "連續 15 年 微軟 MVP｜Excel 世界冠軍教練｜陳智揚" category: "常見問題" tags: ["合併列印", "Word", "Outlook", "Excel"] access: public_access --- # 別再手動輸入客戶姓名！5 張圖學會Excel+Word一起用，自動發送大量、客製化Email > 想學好 Excel，找 微軟 MVP 陳智揚！ By **連續 15 年 微軟 MVP｜Excel 世界冠軍教練｜陳智揚** | 2024-04-30 發送E-MAIL給客戶是業務人員每天要做的事，如果只是發幾封簡單的信件相當輕鬆。但如果要自動發送給客戶大量的電子報、拜訪信件、銷售信件，那可能就不會是輕鬆的事情了！如果懂得綜合使用Excel、Word和Outlook，肯定能為你省下不少時間。 業務人員杜芸每個月都會寄送銷售信件，給一段時間沒有訂購公司產品的客戶，這個信件內容如下： 其中，客戶的姓名，還有久未訂購的時間，都是杜芸用土法煉鋼的方式，從Excel表單中找出客戶資料，一一複製貼上到E-MAIL再寄出信件。如果信件的內容大致相同，只有前面的問候語不同（例如：陳小揚 經理 您好：），可以運用Word合併列印來完成，再透過Outlook將信件寄出。 要先做的兩個設定 在使用「合併列印」功能之前，先進行以下二個設定： 1. 設定Outlook選項功能-以程式設計方式存取 要運用Word合併列印來控制Outlook寄出信件，對Outlook而言，是另一個程式控制他寄信。因此，每封寄出信件的同時「皆會詢問」是否要寄出郵件。為了避免每一封都跳出提示視窗，可以按照下列步驟設定： Step1.「檔案」索引標籤 / 選項Step2.「信任中心」 類別 / 按下「信任中心」鈕Step3.「以程式設計方式存取」 類別 / 點選 「不要警告我有可疑的活動」Step4.按下「確定」鈕 2. 檢查Excel是否有「連絡人」、「連絡職稱」、「E-MAIL」、「最後訂購日期」等會用到的欄位 在Excel的原始資料中，有每位客戶的「最後訂購日期」資料欄位，可以透過DATEDIF、TODAY函數，計算出客戶有多久沒有訂購我們的產品。函數名稱：TODAY功能：今天的日期語法：TODAY()函數名稱：DATEDIF功能：計算兩日期之間的差距語法：DATEDIF(日期1,日期2,差距單位)差距單位說明：Y（年份）M（月份）D（日）Step1. 點選「F2」儲存格Step2. 輸入公式「=DATEDIF(E2,TODAY(),"M")」，表示請Excel計算最後訂購日期（E欄）和今天差距多少個月（M），再按下「資料編輯列」的確認鈕。Step3.出現「填滿控點」，快按滑鼠左鍵二下，自動填滿至最後一筆資料。Step4.將Excel檔案儲存關閉。 Word合併列印 做完前面的準備動作，就可以運用合併列印功能，讓電腦自動做出客製化的E-MAIL內容。 Step1. 打開已經寫好的E-MAIL範本（Word檔）Step2. 點選「郵件」索引標籤 / 選取收件者 / 使用現有清單Step3. 選取「EXCEL資料.XLSX」檔，按下「開啟」鈕Step4. 選取文件內需要客製化的文字「<連絡人>」Step5. 點選「插入合併欄位」選單，點選「連絡人」Step6. 重覆步驟3、4，完成其他要客製化的文字（連絡職稱、多久未訂貨）Step7. 按下「完成與合併」/「電子郵件」Step8. 選擇「E-MAIL」欄位Step9. 輸入「主旨」（例如：親愛的客戶您好，產品型錄資料）Step10. HTMLStep11. 按下「確定」鈕，信件就全數寄出了！ 查看Outlook寄信的成果 每一個客戶的信件是客製化、獨立寄出。信件的內容與Word內容相同，型錄照片也完整地呈現在電子郵件裡。 上述的方法相當方便，僅僅使用簡單的內建功能，不用撰寫任何程式碼即可完成。但是，若要再增加一些特殊功能，例如，「每封郵件自訂主旨」、「每封郵件自訂附加檔案」、「附件檔案自動加密」、「不需使用Outlook寄信」等功能，必須仰賴撰寫Excel VBA方可成功。 單獨使用Word合併列印功能有限，但透過其他軟體的搭配使用，讓內建功能擁有了新的生命，也確實可以節省重複性的操作讓工作更有效率。 延伸學習：Excel 問題再也不求人｜微軟 MVP 帶你提升職場效率#函數 #VBA #巨集 #樞紐分析 #Power BI #圖表 #AI 本文經授權轉載自《別再手動輸入客戶姓名！5 張圖學會Excel+Word一起用，自動發送大量、客製化Email》，非經原作者同意不得擷取部分或全部轉載。