放棄複製貼上吧！Excel 內建一招，100 份檔案都能「秒速」合併處理

2024年4月30日上午 8:31

常見問題

子婷每個月必須從公司的ERP系統下載每間廠商銷售資料，製作成樞紐分析表。為了順利讓Excel跑出樞紐分析表，他總是不停的複製、貼上，將100份檔案的數據整理成同一張資料表，耗費大量的工作時間。

其實，子婷可以透過Excel2016、2013、2010內建的Power Query直接讓檔案合併，整理資料並載入到新的工作表。

Excel2016版本已經內建Power Query，2013和2010則需進行下載安裝後才能使用。

Excel 2013、2010版本的事前準備

Excel2013、2010必須到微軟官網下載安裝此功能，安裝後再到「檔案」 / 「選項」 / 「COM增益集」啟用功能，才可以使用。

安裝後，啟用Power Query的方法如下：

Step1：檔案 / 選項 / 增益集 / COM增益集

Step2：勾選 Power Query

Step3：按下「確定」鈕

今天運用從ERP系統下載的交易檔資料作為範例，總共有11間廠商的CSV檔銷售記錄，每個檔案的資料筆數不固定，但只要有Power Query功能，可以很快的合併成一個檔案，載入進新的資料表。

合併的步驟如下：

Step1. 資料 / 新查詢 / 從檔案 / 從資料夾

Step2. 按下「瀏覽」鈕，並選擇CSV檔存放的資料夾

Step3. 出現視窗，按下「編輯」鈕

Step4. 按下「合併二進位檔」

這下子，11份檔案的資料就成功匯入、合併至Power Query。接著，可以透過編輯器，把資料整理成想要的格式。比較常做的有以下兩個動作：

1. 合併完的資料第一列名稱是預設的「Column1、Column2…」，我們希望可以「第一列」當作欄位名稱，那可以運用「使用第一個資料列做為標頭」的功能。

2. 運用「移除資料行」，刪掉不符合的資料類型和空白資料列。

詳細的步驟如下：

Power Query可以針對日期欄位的資料，增建「年、月、日、週」欄位。範例檔案中並沒有出現「年、月、季」這三種欄位，過去會習慣透過函數，在Excel 資料表上透過函數來建立這些欄位，但使用Power Query時不用輸入函數，可以直接運用內建的功能增建。

Step1. 新增資料行 / 日期 / 月（或其他你想要的時間單位）

Step2. 點選新增的資料欄，選取轉換 / 文字資料行 / 格式 / 新增首碼or 尾碼，標註時間單位

接著就將Power Query處理好的資料，直接匯回Excel的工作表，進行樞紐分析，製作月報表。

Power Query的資料合併功能，讓原本可能要寫程式才能解決的問題，可以運用內建功能就處理完成，絕對能讓工作效率加快不少！

本文經授權轉載自《放棄複製貼上吧！Excel內建一招，100份檔案都能「秒速」合併處理》，非經原作者同意不得擷取部分或全部轉載。