放棄複製貼上吧!Excel 內建一招,100 份檔案都能「秒速」合併處理
![](https://s.teachifycdn.com/image/width=800,quality=80/attachment/public_image/a9ff4e45-20de-4cba-a112-7ab46f1caa16/838c2c2b-abdf-49ea-b115-2590b11852ef.png@webp)
子婷每個月必須從公司的ERP系統下載每間廠商銷售資料,製作成樞紐分析表。為了順利讓Excel跑出樞紐分析表,他總是不停的複製、貼上,將100份檔案的數據整理成同一張資料表,耗費大量的工作時間。
其實,子婷可以透過Excel2016、2013、2010內建的Power Query直接讓檔案合併,整理資料並載入到新的工作表。
Excel2016版本已經內建Power Query,2013和2010則需進行下載安裝後才能使用。
Excel 2013、2010版本的事前準備
Excel2013、2010必須到微軟官網下載安裝此功能,安裝後再到「檔案」 / 「選項」 / 「COM增益集」啟用功能,才可以使用。
安裝後,啟用Power Query的方法如下:
Step1:檔案 / 選項 / 增益集 / COM增益集
Step2:勾選 Power Query
Step3:按下「確定」鈕
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/c1433a4d-6e93-4035-ad36-1cf341f62b79/7c356325-6d15-4ccd-b92f-590a43b28b91.gif)
迅速合併多個檔案資料
今天運用從ERP系統下載的交易檔資料作為範例,總共有11間廠商的CSV檔銷售記錄,每個檔案的資料筆數不固定,但只要有Power Query功能,可以很快的合併成一個檔案,載入進新的資料表。
合併的步驟如下:
Step1. 資料 / 新查詢 / 從檔案 / 從資料夾
Step2. 按下「瀏覽」鈕,並選擇CSV檔存放的資料夾
Step3. 出現視窗,按下「編輯」鈕
Step4. 按下「合併二進位檔」
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/015ec68f-c4cb-42ab-b3a1-c96e03a0a8ee/da1c5f7c-5a70-4b27-9166-3b15db8f1fdd.gif)
這下子,11份檔案的資料就成功匯入、合併至Power Query。接著,可以透過編輯器,把資料整理成想要的格式。比較常做的有以下兩個動作:
1. 合併完的資料第一列名稱是預設的「Column1、Column2…」,我們希望可以「第一列」當作欄位名稱,那可以運用「使用第一個資料列做為標頭」的功能。
2. 運用「移除資料行」,刪掉不符合的資料類型和空白資料列。
詳細的步驟如下:
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/08289633-b799-4767-9ef8-8d7a43d53715/972d553f-71fe-40b0-a433-a54f8269120f.gif)
不用函數,直接增建日期相關欄位
Power Query可以針對日期欄位的資料,增建「年、月、日、週」欄位。範例檔案中並沒有出現「年、月、季」這三種欄位,過去會習慣透過函數,在Excel 資料表上透過函數來建立這些欄位,但使用Power Query時不用輸入函數,可以直接運用內建的功能增建。
Step1. 新增資料行 / 日期 / 月(或其他你想要的時間單位)
Step2. 點選新增的資料欄,選取 轉換 / 文字資料行 / 格式 / 新增首碼or 尾碼,標註時間單位
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/604a04f6-dc50-47e0-a010-c7b4d008798b/24cb7950-91d7-4c3d-a105-aa2e88558d0f.gif)
把合併後的資料匯入Excel,方便分析
接著就將Power Query處理好的資料,直接匯回Excel的工作表,進行樞紐分析,製作月報表。
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/a9dd8f0d-f236-4e2b-a471-6b25e517dedc/b41c24cd-5b43-4a6e-839e-272269fd266d.gif)
![](https://warehouse.kaik.network/attachment/public_image/8a6a14b2-99b5-48a3-b9c6-3057e9db0500/1584b41d-b526-4c89-8165-b1666aa1e250.gif)
Power Query的資料合併功能,讓原本可能要寫程式才能解決的問題,可以運用內建功能就處理完成,絕對能讓工作效率加快不少!
- 延伸學習:Excel 問題再也不求人|微軟 MVP 帶你提升職場效率
#函數 #VBA #巨集 #樞紐分析 #Power BI #圖表 #AI
本文經授權轉載自《放棄複製貼上吧!Excel內建一招,100份檔案都能「秒速」合併處理》,非經原作者同意不得擷取部分或全部轉載。