別再手動輸入客戶姓名！5 張圖學會Excel+Word一起用，自動發送大量、客製化Email

發送E-MAIL給客戶是業務人員每天要做的事，如果只是發幾封簡單的信件相當輕鬆。但如果要自動發送給客戶大量的電子報、拜訪信件、銷售信件，那可能就不會是輕鬆的事情了！如果懂得綜合使用Excel、Word和Outlook，肯定能為你省下不少時間。

業務人員杜芸每個月都會寄送銷售信件，給一段時間沒有訂購公司產品的客戶，這個信件內容如下：

其中，客戶的姓名，還有久未訂購的時間，都是杜芸用土法煉鋼的方式，從Excel表單中找出客戶資料，一一複製貼上到E-MAIL再寄出信件。如果信件的內容大致相同，只有前面的問候語不同（例如：陳小揚 經理 您好：），可以運用Word合併列印來完成，再透過Outlook將信件寄出。

要先做的兩個設定

在使用「合併列印」功能之前，先進行以下二個設定：

1. 設定Outlook選項功能-以程式設計方式存取

要運用Word合併列印來控制Outlook寄出信件，對Outlook而言，是另一個程式控制他寄信。因此，每封寄出信件的同時「皆會詢問」是否要寄出郵件。為了避免每一封都跳出提示視窗，可以按照下列步驟設定：

Step1.「檔案」索引標籤 / 選項

Step2.「信任中心」 類別 / 按下「信任中心」鈕

Step3.「以程式設計方式存取」 類別 / 點選 「不要警告我有可疑的活動」

Step4.按下「確定」鈕

2. 檢查Excel是否有「連絡人」、「連絡職稱」、「E-MAIL」、「最後訂購日期」等會用到的欄位

在Excel的原始資料中，有每位客戶的「最後訂購日期」資料欄位，可以透過DATEDIF、TODAY函數，計算出客戶有多久沒有訂購我們的產品。

函數名稱：TODAY
功能：今天的日期
語法：TODAY()

函數名稱：DATEDIF
功能：計算兩日期之間的差距
語法：DATEDIF(日期1,日期2,差距單位)
差距單位說明：Y（年份）M（月份）D（日）

Step1. 點選「F2」儲存格

Step2. 輸入公式「=DATEDIF(E2,TODAY(),"M")」，表示請Excel計算最後訂購日期（E欄）和今天差距多少個月（M），再按下「資料編輯列」的確認鈕。

Step3.出現「填滿控點」，快按滑鼠左鍵二下，自動填滿至最後一筆資料。

Step4.將Excel檔案儲存關閉。

Word合併列印

做完前面的準備動作，就可以運用合併列印功能，讓電腦自動做出客製化的E-MAIL內容。

Step1. 打開已經寫好的E-MAIL範本（Word檔）

Step2. 點選「郵件」索引標籤 / 選取收件者 / 使用現有清單

Step3. 選取「EXCEL資料.XLSX」檔，按下「開啟」鈕

Step4. 選取文件內需要客製化的文字「<連絡人>」

Step5. 點選「插入合併欄位」選單，點選「連絡人」

Step6. 重覆步驟3、4，完成其他要客製化的文字（連絡職稱、多久未訂貨）

Step7. 按下「完成與合併」/「電子郵件」

Step8. 選擇「E-MAIL」欄位

Step9. 輸入「主旨」（例如：親愛的客戶您好，產品型錄資料）

Step10. HTML

Step11. 按下「確定」鈕，信件就全數寄出了！

查看Outlook寄信的成果

每一個客戶的信件是客製化、獨立寄出。信件的內容與Word內容相同，型錄照片也完整地呈現在電子郵件裡。

上述的方法相當方便，僅僅使用簡單的內建功能，不用撰寫任何程式碼即可完成。但是，若要再增加一些特殊功能，例如，「每封郵件自訂主旨」、「每封郵件自訂附加檔案」、「附件檔案自動加密」、「不需使用Outlook寄信」等功能，必須仰賴撰寫Excel VBA方可成功。

單獨使用Word合併列印功能有限，但透過其他軟體的搭配使用，讓內建功能擁有了新的生命，也確實可以節省重複性的操作讓工作更有效率。

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